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财政部回复:电子发票的扫描不算电子发票原件!附电子会计凭证报销问题的权威回复

来源:国家税务总局 2020-09-11 11:18 浏览:75320

关于电子会计凭证报销问题,相信大家还有很多疑问。今天就十九个热点问题为大家汇总答案。

 

问题一、尊敬的老师,您好,关于近日发布的关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知,在我们公司的解读过程中,有一些问题想要咨询一下。

1.同时满足4点要求,可以采取只保留电子会计凭证的形式,请问4点要求中第3点如何理解,公司需要具备怎样的会计核算系统实力?

2.我们公司目前报销入账采取的是电子会计凭证上传+打印纸质,请问在此规定下,需要保存的电子会计凭证有具体的形式或格式要求吗?比如说pdf文件?还是图片形式也可以?

答:1. 财会﹝2020﹞6号第3条第3点是对单位使用的会计核算系统的要求。会计核算系统是为单位会计核算、财务管理直接采集会计信息与数据,生成会计凭证、会计账簿、财务报表等会计资料的核心会计软件,是电子会计档案归档的重要信息系统。简而言之,单位使用的会计核算系统能够接收、读取和输出符合要求的电子会计凭证,且设定了经办、审核、审批等必要的审签程序,采取了风险控制手段。具体规定可查阅《 会计档案管理办法》。同时,由于电子会计凭证具有易复制且难察觉的特点,会计核算系统应当设置必要的程序或功能,防止重复利用同一电子会计凭证的原件及其复制件报销入账。

2.单位如使用电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档凭证的,必须同时保存该纸质打印件的电子会计凭证原件。拍照、截图、扫描等电子影像件属于电子副本文件,并不是电子会计凭证原件,不能仅以电子副本文件报销入账归档,仍应按纸质会计凭证的有关规定进行管理。

电子发票、电子客票、电子行程单等原件如何认定、如何获取,建议咨询税务、铁路、航空等制证部门。

 

问题二、您好,我想请教下会计档案的实操问题。在传统只保管纸质凭证的模式下,同时保存电子发票的电子形式即可。那么对于财务云的模式下,即会计凭证报销入账归档全流程电子化模式下,存在一些疑问,还请不吝指教:

1. 财会﹝2020﹞6号规定同时满足六条条件的,单位可以仅使用电子会计凭证进行报销入账归档。实务中,一张报销凭证中往往是电子发票与纸质发票的混合,例如差旅费,可能机票、住宿费是电子发票形式,但是对于出租车、地铁公交车票却只有纸质发票,那么这种情况下,该如何保存电子会计档案?

财务云状态下,报销需要将出租车、地铁公交车票的纸质发票进行拍照上传,从而完成报销。那么对于这类会计档案是否只保管纸质发票的拍照资料或者图片形式即可?

2. 《会计档案管理办法》第八条同时满足六条条件的,单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案。实务中,工资单、劳务费发放单这类自制凭证,是否也可以拍照形式,只保管其拍照资料或者图片形式即可?

3.上述两种情况说明实务中的会计凭证档案,既存在一张凭证的电子发票与纸质发票的混合形式,也存在凭证间的电子发票与纸质(自制)凭证的混合形式,在财务云模式下,如何明确纸质(自制)发票的保管形式,还望回复为盼!

答:企业应当按照《 会计基础工作规范》《 企业会计信息化工作规范》《 会计档案管理办法》等有关规定进行处理。其中,拍照、截图、扫描等电子影像件属于电子副本文件,并不是电子会计凭证原件,不能仅以电子副本文件报销入账归档,仍应按纸质会计凭证的有关规定进行管理。即仍须保留纸质会计凭证,电子文件仅可作为数字副本归档保存。企业实际取得符合法律要求、真实有效的纸质发票的,无论是否利用其电子扫描件进行核算,仍应按照纸质发票归档的有关规定保存纸质发票原件,并建立相应的索引关系。

 

问题三、公司存储电子版的银行回单,纸质版银行回单是否需要打印?

电子海关专用缴款书,是不是只存储电子版的即可?

答:单位如使用电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档凭证的,必须同时保存该纸质打印件的电子会计凭证原件。

 

问题四、《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》中四、单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的,必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。

举个例子说,我公司以电子发票的纸质打印件作为报销依据的,是不是要同时保存对方单位传输给我们的PDF版电子发票,并且把发票单独打印出来,装订归档。请问这样操作符合要求吗?

答:单位如使用电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档凭证的,必须同时保存该纸质打印件的电子会计凭证原件,并建立相应的检索关系。

 

问题五、您好!财会﹝2020﹞6号《 关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》中提到“四、单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的,必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证”。我司之前是将电子发票打印出来,寄送总部财务共享中心审核,他们会扫描进系统留档。

现咨询:1.电子发票的扫描影像文件算电子会计凭证吗?2.电子会计凭证是指供应商提供的电子发票PDF文件吗?盼复,谢谢。

答:拍照、截图、扫描等电子影像件属于电子副本文件,并不是电子会计凭证原件,不能仅以电子副本文件报销入账归档,仍应按纸质会计凭证的有关规定进行管理。

电子发票、电子客票、电子行程单等原件如何认定、如何获取,建议咨询税务、铁路、航空等制证部门。

 

问题六、根据《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》(财会﹝2020﹞6号)规定银行电子回单也需要作为电子会计凭证归档,因银行回单较多,银行都采取客户自行在回单机或者网银上打印,且银行柜台打印的银行回单现也为电子章,如未开通网上银行则无法自行下载银行电子回单保存,是否可以自行扫描保存。

答:拍照、截图、扫描等电子影像件属于电子副本文件,并不是电子会计凭证原件,不能仅以电子副本文件报销入账归档。

 

问题七、1.单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的,必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证;请问对保存的电子会计凭证格式有什么要求?如何判断保存的电子会计凭证是否原件?

2.如果无法获得电子会计凭证的原件,能否以纸质打印件+扫描件保存?

答:电子会计凭证存储应当满足国家档案管理的有关要求,电子发票、电子客票、电子行程单等原件如何认定、如何获取,建议咨询税务、铁路、航空等制证部门。

单位如使用电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档凭证的,必须同时保存该纸质打印件的电子会计凭证原件。拍照、截图、扫描等电子影像件属于电子副本文件,并不是电子会计凭证原件,不能仅以电子副本文件报销入账归档,仍应按纸质会计凭证的有关规定进行管理。

 

问题八、1.如何判断保存的电子发票电子档为原版?标准是什么?

2.滴滴电子发票的行程单并没有电子章,是否需要保存?

答:电子发票等电子会计凭证原件如何认定、如何获取,建议咨询税务等制证部门。

 

问题九、《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》中单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的,必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。关于增值税电子普通发票,其电子会计凭证元数据具体是指什么?需要保存的电子会计凭证具体是指什么?开票方推过来的发票地址链接、或是开票方发过来的图片文档?

答:元数据是对数据资源的描述,即关于数据的数据,是信息共享和交换的基础和前提。元数据的要求可参见档案行业标准《文书类电子文件元数据方案》(DA/T46)、《版式电子文件长期保存格式需求》(DA/T47)等相关行业标准。

拍照、截图、扫描等电子影像件属于电子副本文件,并不是电子会计凭证原件,不能仅以电子副本文件报销入账归档,仍应按纸质会计凭证的有关规定进行管理。发票地址、二维码均不是电子会计凭证原件。电子发票等电子会计凭证原件如何认定、如何获取,建议咨询税务等制证部门。

 

问题十、您好!我想咨询一下,关于电子发票保管的问题,我司是电子商务有限公司,一般纳税人,每月开出电子发票会达到几千张至几万张,这些电子发票除了要电子档案保管,是否必须都要全部打印出来,装钉成册呢?

答:根据《 会计档案管理办法》( 财政部、国家档案局令第79号)第八条,第九条规定,单位同时满足有关条件的,可仅以电子形式保存电子会计凭证,形成电子会计档案,无需打印纸质件。同时,近期我部会同国家档案局印发的《 关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》( 财会﹝2020﹞6号)再次重申了相关规定。

 

问题十一、您好,根据财会﹝2020﹞6号第四条“单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的,必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。”是否理解为”会计须要同时保存电子发票PDF版本(即开票方发至邮箱的原本)还是收到的纸质电子发票需要再次扫描留档,且需要保存30年管理?

答:单位如使用电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档凭证的,必须同时保存该纸质打印件的电子会计凭证原件。拍照、截图、扫描等电子影像件属于电子副本文件,并不是电子会计凭证原件,子发票等原件如何认定、如何获取,建议咨询税务等制证部门。

电子会计档案和纸质会计档案的管理期限按照《 会计档案管理办法》( 财政部、国家档案局令第79号)执行。

 

问题十二、财会﹝2020﹞6号财政部国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知,自发布之日起施行。请教一下:电子发票的开票日期为发布日前,报销时,是否执行此办法。即是否执行:“单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的,必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。”电子发票的开票日期为发布日前的,无电子会计凭证报销是否可行。盼回复。

答: 财会﹝2020﹞6号文发布日期为3月23日,重申了《 会计档案管理办法》中的即有规定。《 会计档案管理办法》已于2016年1月1日起施行。为此,单位应从2016年1月1日起执行 财会﹝2020﹞6号的有关规定。

 

问题十三、4月3日发布的 财会﹝2020﹞6号文,规范电子会计凭证报销入账归档,文中说自发布之日起施行。那么这个“自发布之日起施行”的意思是4月3日起,报销的所有期间的费用(包含开票期间为1-3月),都需要上传电子档的发票,还是说开票日期是4月3日之后的发票才需要上传电子版呢?如果4月3日以后才报销1-3月开票的相关费用,是否需要上传电子发票留存呢?盼回复,非常感谢!

答: 财会﹝2020﹞6号文发布日期为3月23日,重申了《 会计档案管理办法》中的即有规定。《 会计档案管理办法》已于2016年1月1日起施行。为此,单位应从2016年1月1日起执行 财会﹝2020﹞6号的有关规定。

 

问题十四、您好,麻烦解答以下问题:

1.发布之日起实施电子会计凭证报销需保存电子档,发布之日界定的是报销时间还是电子凭证开具时间?如果我在发布之日后报销,使用发布之日前就已经开具的电子发票,是否还需保存此电子发票的电子档?

2.发布之日的日期是哪天?

3.滴滴行程单能算作是电子行程单的一类吗?

答: 财会﹝2020﹞6号文发布日期为3月23日,重申了《 会计档案管理办法》中的即有规定。《 会计档案管理办法》已于2016年1月1日起施行。为此,单位应从2016年1月1日起执行 财会﹝2020﹞6号的有关规定。

 

问题十五、您好,请问下,电子会计凭证如电子发票等,如果电子发票原版文件丢失了,只有打印的纸质版的,可以用纸质扫描件电子档来存档吗?电子发票纸质扫描件是有效电子档吗?

答:单位如使用电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档凭证的,必须同时保存该纸质打印件的电子会计凭证原件。拍照、截图、扫描等电子影像件属于电子副本文件,并不是电子会计凭证原件,不能仅以电子副本文件报销入账归档,仍须按纸质会计凭证的有关规定进行管理。

 

问题十六、您好,日前财政部、国家档案局发布了《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》,想咨询一下非央企的国企和民营企业是否需要执行该通知规定?此外,如果国税能开放企业查询企业作为购票方收到的所有的发票,企业可以像勾选专票一样在系统中对收到的电子发票进行勾选记录已报销的发票,那么企业在识别重复报销和存档问题上都可以大大减少工作量和更多的投入。​

答: 财会﹝2020﹞6号文件依据《 中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《 会计档案管理办法》等有关法律、行政法规和部门规章规定,其适用范围为:党中央有关部门、国家机关、社会团体、公司、企业、事业单位和其他组织,包括中小民营企业、非央企、外资、合作和其他类型的企业等。

 

问题十七、文中所述的需要留存电子档的企业范围包括国企央企吗?

答: 财会﹝2020﹞6号文件依据《 中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《 会计档案管理办法》等有关法律、行政法规和部门规章规定,其适用范围为:党中央有关部门、国家机关、社会团体、公司、企业、事业单位和其他组织,包括中小民营企业、非央企、外资、合作和其他类型的企业等。

 

问题十八、老师您好,关于 财会﹝2020﹞6号,关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知,我的公司会计师事务所正在努力对客户进行宣传培训,推进电子会计凭证报销入账归档。其中关于上传电子发票的实操问题,很多企业有疑问:在仅使用电子会计凭证进行报销入账归档的四点必须条件中,第三点第三条“使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据”;如果财务报销系统中能够接收、存档上传来的电子发票,而读取是通过人工阅读该电子发票数据,键入到财务系统生成会计凭证,是否算是有效的读取其元数据?现在市场上有app软件能够取电子发票上的信息,是否需要使用类似软件才算有效读取?并且需要升级原有财务系统跟该类软件对接传输,才算满足电子化会计凭证入账的第三点第三条的条件?非常感谢您的答疑!

答:读取,是指使用的会计核算系统对会计资料要以会计人员可以理解的形式呈现,而不能是单纯的计算机代码和纯数据;且呈现的方式应当符合会计领域约定俗称的内容和格式。

对于使用市场软件的问题,属于市场行为,财政部门不做规定。

 

问题十九、领导好!我们是一家三级公立医院。 财会﹝2020﹞6号关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知,要求电子会计凭证需要同步保存。我有以下疑问:

1.行政事业单位可否将电子会计档案保存在外网“云端”,是否涉及到数据安全问题,是否涉及到有关政策规定!

2.多数电子会计档案集成商提供“云端存储”和“本地化部署”两种模式,“云端存储”价格便宜,管理便捷,行政事业单位不需要额外设备配置及人员管理;本地化部署需要额外增加数据服务器,日常费用也远高于“云端部署”,更为困难的是如何保证本地数据服务器的安全,万一数据丢失,又未打印纸质版,岂不麻烦大了??大多数行政事业单位本地户部署,缺乏相应的技术人才,风险更大。

综上,我想咨询,一是:是否可以存储在外网“云端部署”,政策是否允许;二是:可否开通财政内网“集中部署”,即安全,又有专业人才管理。各单位定期缴纳使用管理费即可。

答:单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案,并应当保证电子会计档案的真实、完整和安全。电子会计档案的存储、管理、利用、备份等,应当符合《档案法》《档案法实施办法》《 会计档案管理办法》和国家档案管理部门的有关规定。至于电子会计档案的具体存储方式,属于单位的自主行为,应由单位按照有关规定,结合自我需求,自行选择。

 

来源:财政部网站、小陈税务08。